Khi xử lý số liệu, mọi người thường sử dụng excel nhiều hơn. Nhưng nếu phải tính tổng trong Word thì phải làm thế nào? Mời các bạn theo dõi bài viết sau đây của Phần Mềm Văn Phòng để biết được cách cộng tổng trong Word nhanh chóng và chính xác nhất.
Các cách cộng tổng trong Word chính xác nhất
Microsoft Word trang bị 18 hàm từ cơ bản đến nâng cao để hỗ trợ người dùng sử dụng. Và tất nhiên tính tổng là một trong những tính năng đã được nhà phát hành tích hợp sẵn mà bấy lâu ít ai biết đến. Vậy nên, thay vì sử dụng Excel bạn cũng có thể tính tổng trong Word một cách dễ dàng với 3 cách thực hiện sau đây:
Tính tổng trong Word bằng công cụ Formula
Cách thức đầu tiên bạn có thể áp dụng đó chính là sử dụng công cụ Formula trên Word. Để thực hiện, bạn hãy mở file Word của mình lên. Bạn di chuyển con trỏ đặt vào ô đưa ra kết quả tính. Sau đó, bạn hãy:
Bước 1:
Quan sát trên thanh công cụ Word rồi click chuột vào tab “Layout” (dưới table Tools). Các tùy chọn hiển thị, bạn bấm vào “Formula” với biểu tượng chữ “fx”. Bạn có thể quan sát hình dưới để chọn đúng tính năng.
Bước 2:
Bây giờ, hộp thoại Formula sẽ hiển thị. Trên bảng, bạn sẽ thấy hàm SUM xuất hiện. Tùy vào từng lựa chọn tính tổng của hàng, cột mà sẽ có công thức tính toán khác nhau. Trong đó, bạn cần ghi nhớ cho mình các công thức hàm SUM sau đây:
- Thứ nhất: =SUM(ABOVE) đưa vào các số trong cột phía trên ô hiện tại.
- Thứ hai: =SUM(LEFT) đưa vào các số trong hàng ở bên trái ô hiện tại.
- Thứ ba: =SUM(BELOW) đưa vào các số trong cột ở bên dưới ô hiện tại.
- Thứ tư: =SUM(RIGHT) đưa vào các số trong hàng ở bên phải ô hiện tại.
Nhập xong hàm, bạn chỉ cần click vào “OK” để xác thực kết quả là hoàn thành quá trình tính tổng. Lưu ý: Trong quá trình thực hiện, buộc phải có dấu “=” ngay trước công thức tương tự như trong Excel thì phép tính mới được thực hiện.
Cách tính tổng trong Word theo hàng
Đối với cách này, bạn cũng mở file Word cần tính tổng lên rồi bấm chọn “Formula” tại tab “Layout”.
Ngay lập tức, hộp thoại Formula sẽ hiển thị. Để tính tổng trong Word theo hàng, bạn hãy nhập đúng công thức =SUM(LEFT). Bạn nhớ chú ý kiểm tra văn bản giữa các dấu ngoặc đơn để đảm bảo bao gồm các ô mà bản thân muốn tính tổng. Nếu đúng, bạn click vào “OK” để phép tính được thực hiện. Hàm =SUM(LEFT) ngay lập tức được tính cho ô B2 và C2 như hình. Vậy ta sẽ thu được kết quả là 34 hiển thị ở ô kết quả tính.
Lưu ý: Trường hợp, bạn muốn tính nhiều hàng thì hãy áp dụng công thức =SUM(SUM (vị trí của hàng thứ nhất), SUM(vị trí hàng 2),….SUM(vị trí hàng n).
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ ngôi sao trong CAD nhanh nhất
Các tính tổng trong Word theo cột
Vậy để tính tổng trong Word theo cột được thực hiện như thế nào? Ngoài việc tính toán theo dòng thì bạn có thể áp dụng công thức hàm SUM cho việc tính tổng theo cột.
Quá trình thực hiện cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần mở file Word cần tính tổng lên. Tại ô cần nhập công thức, bạn bấm chuột vào rồi chọn “Formula” trên tab Layout. Sau khi cửa sổ Formula xuất hiện, bạn nhập hàm SUM đúng với yêu cầu tính tổng theo cột vào là được. Cụ thể công thức hàm ở đây chính là =SUM(ABOVE).
Bây giờ, bạn chỉ cần ấn chọn “OK” thì ngay lập tức bảng cần tính tổng sẽ hiển thị kết quả ngay cho bạn. Ví dụ bảng dưới, kết quả thu được là 13 tại ô cần điền khi áp dụng phép tính tổng trong Word cho mục số lượng.
Lưu ý: Ngoài ra, nếu bạn muốn tính tổng nhiều cột thì áp dụng: =SUM(SUM(vị trí cột 1), SUM(vị trí cột 2),…SUM(vị trí cột n).
Những lưu ý khi cộng tổng trong Word
Một khi áp dụng các cách cộng tổng trong Word bạn nhớ xác định được vị trí của cột, ô và hàng. Đây là điều kiện tiên quyết nhất định bạn pháp đáp ứng khi thực hiện. Có như vậy thì khi áp dụng công thức, kết quả tính được mới đảm bảo chính xác, hiệu quả. Trong đó:
Dữ liệu tính tổng cần được xác định đúng vị trí
Để tính tổng trong Word việc tham chiếu vị trí dữ liệu có nghĩa là xác định vị trí các giá trị mà bạn muốn tính toán với ô đang chọn. Các vị trí cố định được tích hợp sẵn trong Word là:
- Left: Bên trái.
- Right: Bên phải.
- Above: Ở trên.
- Below: Ở dưới.
Nếu như, bạn tính tổng giá trị các ô bên trái ô đang chọn thì hãy sử dụng hàm =SUM(LEFT). Còn nếu, bạn tính tổng giá trị của các ô bên dưới ô đang chọn thì bạn cần sử dụng hàm =SUM(BELOW).
Dữ liệu tính tổng cần phải xác định đúng hàng và cột
Tương tự như trong công cụ Excel, đối với Word dòng sẽ được tham chiếu bởi các số từ 1, 2, 3…. Còn đối với cột sẽ được tham chiếu thông qua các chữ cái A, B, C, D,… Vậy nên, vị trí của một ô dữ liệu sẽ được xác định thông qua 2 tham số tương ứng hàng và cột. Ví dụ như ô đó thuộc cột A, dòng 2 thì vị trí của ô sẽ là A2. Thế nhưng, bạn cần lưu ý trong công cụ Word không được chỉ rõ các thông số của cột và dòng tương tự Excel. Vì thế, bạn phải xác định vị trí bằng cách thủ công.
Trên đây là trọn bộ thông tin về cách tính tổng trong Word hiệu quả, nhanh chóng. Giờ đây, ắt hẳn bạn đã có thể dùng Word tính toán dễ dàng mà không cần phải dùng đến Excel hay tính thủ công rồi đúng không? Hy vọng rằng, thông qua những giải đáp của phanmemvanphong.vip bạn sẽ bỏ túi được cho mình kiến thức hữu ích. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp thì hãy comment để được hỗ trợ kịp thời.
