Trong quá trình sử dụng excel lỗi trang trắng xuất hiện là điều không thể tránh khỏi. Vậy cách xóa trang trắng trong excel như thế nào? Mời các bạn tham khảo bài viết sau đây của Phần Mềm Văn Phòng.
Hướng dẫn chi tiết cách xóa trang trắng trong excel
Trang trắng xuất hiện sẽ ảnh hưởng đến chất lượng khi in ấn tài liệu. Vậy nên, một khi phát hiện trang trắng, bạn cần thực hiện thao tác xóa. Trong đó, xóa các trang trắng trong excel cơ bản gồm các bước chính sau đây:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file excel của mình lên. Sau đó, bạn chuyển file sang chế độ xem trang in. Cách thực hiện là bạn chọn thẻ View ở trên thanh công cụ excel. Tiếp đến, bạn click vào tùy chọn Page Break Preview ở mục Workbook Views. Ngay lập tức, trang tính sẽ được chuyển sang chế độ xem trang in. Bước làm này sẽ cho bạn thấy được các trang trắng bị thừa, không sử dụng rõ ràng trong file tài liệu.
Bước 2: Bây giờ, bạn hãy bôi đen toàn bộ các trang trắng hiển thị. Sau đó, bạn nhấn chuột phải vào trang. Các tùy chọn bắt đầu hiển thị, bạn cuộn thanh và chọn vào mục “Delete”. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím Delete trực tiếp trên bàn phím cũng được.
Bước 3: Lập tức, hộp thoại Delete xuất hiện với các tùy chọn kèm theo. Tại đây, bạn nhấn vào Shift cells up và click tiếp vào OK. Chỉ cần như vậy là bạn có thể xóa đi các trang trắng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bôi đen toàn bộ trang trắng và nhấn tổ hợp phím Shift + Space để bôi đen trang theo chiều ngang. Sau đó, bạn nhấn chuột phải vào trang và click vào Delete khi tùy chọn xuất hiện để xóa trang đó. Bạn cũng có thể chọn Hide để ẩn trang đó đi tiện sử dụng cho sau này.
>>> Đọc thêm: Tách 1 ô thành nhiều ô trong Excel đơn giản dễ dàng từ A-Z
Nguyên nhân dẫn đến trang trắng trong excel
Trên thực tế, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc xuất hiện các trang trắng trong quá trình dùng excel. Trong đó, có thể kể tới 3 nguyên nhân chính sau đây:
Do ẩn sheet hoặc ẩn trang tính
Trong quá trình sử dụng excel bạn vô tình nhấn phải phím bất kỳ làm ẩn đi các sheet hoặc trang tính mà không hay biết. Nếu gặp phải nguyên nhân này, bạn hãy bỏ ẩn trang bằng cách vào tab View. Tại mục Windows bạn hãy chọn Unhide rồi chọn trang tính cần bỏ ẩn và nhấn Ok là xong.
Do bạn đã bật Dynamic Data Exchange (DDE)
Dynamic Data Exchange (DDE) là tính năng cho phép truyền dữ liệu giữa các ứng dụng đang được bật. Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng nếu trong quá trình sử dụng excel nếu bạn khởi chạy tính năng cũng có thể gây ra lỗi excel bị trắng. Do đó, cách tốt nhất là bạn nên tắt tính năng này để khắc phục lỗi.
Add-in bị lỗi
Add – in hiểu đơn giản là tập hợp mã do người dùng hoặc nhà phát triển tạo nên. Mục đích chính là bổ sung các tính năng và tiện ích khi sử dụng excel. Đồng thời tối ưu hóa công việc cho người dùng bằng cách cung cấp tiếp cận nhanh hơn thay vì các công thức phức tạp. Tuy nhiên, một khi tính năng Add – in bị lỗi có thể gây ra tình trạng trang trắng trong khi dùng excel.
Một khi thấy lỗi xuất phát từ đây, bạn hãy nhấn chọn tap File rồi click vào Options chọn Add – ins. Mục Manage hiển thị bạn chọn Excel Add – ins. Tiếp đến bạn click vào GO sẽ thấy một danh sách Add – ins xuất hiện. Nhiệm vụ của bạn là bỏ chọn tất cả các mục rồi nhấn OK là xong.
Lưu ý khi xóa trang trắng trong excel
Mặc dù, quá trình xóa trang trắng trong excel không mất quá nhiều thời gian và không đòi hỏi gì phức tạp. Thế nhưng, bạn cũng nên bỏ túi thêm cho mình một vài lưu ý được chia sẻ dưới đây để giảm thiểu các sai lầm không đáng có. Cụ thể:
Cần có bản sao dự phòng trước khi thực hiện thao tác xóa
Trước khi thực hiện thao tác xóa trang bạn hãy sao chép một bản dự phòng cẩn thận. Nếu như có ảnh hưởng gì đến chất lượng bản đã xóa thì bạn vẫn còn bản dự phòng để làm việc.
Chọn đúng trang trắng cần xóa
Một khi xóa trang, thao tác bôi đen phải thực hiện cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra xem liệu trang bôi đen có phải là trang cần xóa hay không rồi sau đó mới click vào xác nhận xóa để tránh mất dữ liệu quan trọng.
Sau khi xóa xong hãy kiểm tra lại xem có bị mất dữ liệu không
Xóa trang trắng trong excel thành công, bạn đừng vội in hay lưu dữ liệu. Thay vào đó, bạn hãy dành thời gian kiểm tra lại lần nữa xem có bị mất dữ liệu hay không? Việc kiểm tra sẽ giúp bạn phòng tránh những sai lầm không đáng.
Vậy ắt hẳn qua những giải đáp trên, bạn đã hiểu rõ hơn về cách xóa trang trắng trong excel rồi nhỉ. Mong rằng những gì Phần Mềm Văn Phòng đã chia sẻ, một khi thực hiện bạn sẽ áp dụng thành công.
