Office 365 là bộ phần mềm văn phòng được phát hành vào tháng 6 năm 2011 với nhiều tính năng hiện đại. Đến nay, công cụ đã trải qua nhiều lần update và nâng cấp đổi mới. Đây được xem là công cụ đắc lực giúp các công ty, tổ chức, cá nhân có thể tối ưu hiệu quả làm việc. Để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cũng như sự ổn định và bảo mật dữ liệu, việc sử dụng phiên bản có bản quyền từ nhà phát hành Microsoft luôn là lựa chọn hàng đầu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tải và cài đặt Microsoft Office 365 chính thống về máy tính.
Link tải Microsoft Office 365
Để đảm bảo an toàn cho thiết bị và tránh các mã độc từ những nguồn trôi nổi trên mạng, bạn nên tải bộ công cụ trực tiếp từ website chính thức của Microsoft. Việc sử dụng bản quyền giúp bạn nhận được các bản cập nhật tính năng mới nhất, hỗ trợ kỹ thuật từ hãng và lưu trữ đám mây an toàn.
Yêu cầu về cấu hình cài đặt bộ công cụ này
Office 365 không đòi hỏi yêu cầu cấu hình quá cao khi cài đặt. Bộ ứng dụng thiết kế hoàn toàn tương thích với nhiều thiết bị khác nhau. Bao gồm cả PC, laptop, máy tính bảng hay điện thoại. Thế nhưng, để công cụ vận hành mượt mà trên thiết bị bạn vẫn nên tìm hiểu chi tiết về cấu hình cài đặt. Cụ thể:
- Cấu hình: Windows.
- Hệ điều hành:
- Windows 10.
- Windows 8.
- Windows 8.1.
- CPU: Ít nhất 1.6 GHz.
- RAM:
- Ít nhất 2GB RAM đối với phiên bản 32bit.
- Ít nhất 4GB RAM đối với phiên bản 64bit.
- Ổ cứng: Ít nhất 10GB.
- Độ phân giải màn hình: Ít nhất 1280 x 768, DirectX 10 trở lên.
- .Net version: Ít nhất .Net 3.5 hoặc là 4.6.
Các ứng dụng trong Microsoft Office 365
Bộ công cụ chứa nhiều ứng dụng khác nhau nhằm hỗ trợ tối đa cho người dùng để làm việc và học tập hiệu quả hơn như:
- Microsoft Outlook.
- Microsoft OneNote.
- Microsoft Publisher.
- Microsoft Access.
- Microsoft Sway.
- Microsoft SharePoint.
- SharePoint Project Site.
- SharePoint PerformancePoint.
- Skype for Business.
- Microsoft Teams.
- One Drive
- Office Delve.
- Force Business Intelligence.
- Microsoft Forms.
- …
Hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt
Để bắt đầu cài đặt, bạn cần đảm bảo máy tính đã được kết nối Internet ổn định và bạn đã có sẵn tài khoản Microsoft đã đăng ký bản quyền.
Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị tài khoản
- Truy cập vào địa chỉ chính thức
- Chọn Đăng nhập (Sign in) và nhập địa chỉ email, mật khẩu tài khoản Microsoft đã mua bản quyền gói dịch vụ.
Bước 2: Tải bộ cài đặt
- Sau khi đăng nhập thành công vào trang chủ, tại giao diện chính, bạn sẽ thấy nút Cài đặt ứng dụng (Install apps) ở góc phải màn hình.
- Nhấn vào nút đó và chọn Microsoft 365 apps. Trình duyệt sẽ tự động tải file cài đặt (thường có định dạng .exe) về máy tính của bạn.
Bước 3: Chạy trình cài đặt
- Sau khi file đã tải xong, bạn mở thư mục chứa tệp tin (thường là thư mục Downloads).
- Nhấp đúp chuột vào file vừa tải để bắt đầu quá trình cài đặt.
- Một cửa sổ xác nhận của Windows sẽ hiện ra, nhấn Yes để cho phép trình cài đặt chạy trên thiết bị của bạn.
Bước 4: Hoàn tất cài đặt
- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình “Đang cài đặt Office (Office is installing…)”. Bạn chỉ cần giữ nguyên kết nối Internet và chờ đợi trong vài phút để hệ thống tự động tải và thiết lập các ứng dụng.
- Khi thấy thông báo “Bạn đã sẵn sàng! Office đã được cài đặt” (You’re all set! Office is installed now), hãy nhấn Đóng (Close).
Bước 5: Kích hoạt bản quyền trên ứng dụng
- Sau khi cài đặt xong, hãy mở một ứng dụng bất kỳ (như Word hoặc Excel).
- Ứng dụng sẽ tự động yêu cầu bạn đăng nhập để kích hoạt bản quyền. Hãy nhập đúng tài khoản Microsoft đã mua bản quyền của bạn.
- Khi đăng nhập thành công, phần mềm sẽ tự động nhận diện gói bản quyền và bạn có thể bắt đầu sử dụng đầy đủ các tính năng.
Hướng dẫn cách sử dụng Office 365
Bộ công cụ này sở hữu giao diện thông minh, thân thiện với người dùng nên dù lần đầu sử dụng bạn cũng sẽ không gặp quá nhiều khó khăn. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Sử dụng Onedrive for Business
Onedrive là dịch vụ lưu trữ đám mây hoạt động trên nhiều hệ điều hành với khả năng lưu trữ dữ liệu từ 1TB đến 5TB. Để sử dụng tính năng bạn truy cập vào Office 365 chọn Onedrive. Nếu bạn muốn upload file và thư mục hãy chọn “tải lên” để upload dữ liệu. Còn nếu bạn muốn download file và thư mục thì click chuột file vào file cần download rồi nhấn tải xuống.
Sử dụng Microsoft Sway
Đây là phiên bản cải tiến của bộ công cụ thuyết trình PowerPoint. Phần mềm giúp người dùng tạo ra các bản thuyết trình tuyệt đẹp. Có rất nhiều tính năng trong file để tối ưu quá trình thực hiện. Ví dụ để tạo slide nội dung, tại giao diện chính bạn chọn “dấu + màu xanh” => Heading. Sau khi tạo xong heading, bạn tạo nội dung muốn nói đến trong slide.
Sử dụng Microsoft Forms
Microsoft Forms là ứng dụng mới trong bộ công cụ này. Ứng dụng giúp người dùng tạo khảo sát nhằm thu thập thông tin, ý kiến hay bài Quiz. Ứng dụng mang đến 2 tính năng nổi bật là tạo lập Form và thiết lập Form rất ấn tượng. Để tạo lập form bạn vào Office 365 chọn Forms và chọn New Form. Sau đó, bạn click Untitled Form để điền thông tin cần thiết cho Form và save là được.
Trên đây là hướng dẫn cách tiếp cận và sử dụng Microsoft Office 365 một cách chính thống và an toàn nhất. Hy vọng bài viết giúp bạn làm chủ bộ công cụ này để phục vụ tốt cho công việc và học tập. Hãy theo dõi Phần Mềm Văn Phòng để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác.
